KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MACAM-MACAM FILLING SISTEM

FILING SISTEM ABJAD

Kelebihan:

   Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami

   Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai

    Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana

    Biaya pelaksanaannya lebih murah

    Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad

    Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui

Kelemahan:

   Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten

   Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama

   Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan

   Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.

FILING SISTEM TANGGAL

Kelebihan:

1. Filing sistem yang paling sederhana dan praktis.
2. Memudahkan pelaksanaan arsip.
3. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
4. Sangat mudah diterapkan.

Kelemahan:

1. Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan permasalahannya belum begitu rumit.
2. Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.
3. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut.
4. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
5. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

FILING SISTEM MASALAH

Kelebihan:

Ø  Cepat dalam menemukan karena kita langsung mengetahui masalah yang ada dalam surat

Ø  Kode masalah hanya diketahui oleh suatu instansi tertentu

Kelemahan:

Ø  Hanya orang yang memiliki pengetahuan tinggi yang mengetahui kode masalah tersebut.

Ø  Karena kode disesuaikan dengan instansi maka orang tersebut harus hafal kode yang digunakan dalam instansi

FILING SISTEM NOMOR

Kelebihan

a)      Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

b)      Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

c)      Sederhana dan mudah dilaksanaka.

d)     Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

e)      Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

f)       Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Kelemahan

a)      Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

b)      Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

c)      Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

FILING SISTEM WILAYAH

Kelebihan:

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah diketahui

2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahan:

1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang      menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang  atau perwakilan.