1. PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS
Perjalanan bisnis adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang
ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan
berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.
Perjalanan bisnis perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi
kantor atau sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas
untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai
kepulangannya.
Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau
sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang
berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih,
sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.
2. MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS
Ditinjau dari segi wilayah Negara
tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Perjalanan bisnis dalam negeri
a. Perjalanan
bisnis antarkota dalam satu provinsi
b. Perjalanan
bisnis antarprovinsi
2. Perjalanan bisnis luar negeri atau
atau perjalanan antarnegara
3. TUJUAN PERJALANAN BISNIS
Ada beberapa tujuan adari perjalanan bisnis, antara lain :
1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang
diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah
proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan
administrasi serta company profile.
2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis
dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin
adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan
mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).
3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan
adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang
biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.
4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban
pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang
saham.
5. Perjalanan bisnis untuk melakukan
pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah
company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang
perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.
6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku
referensi dan makalah diklat.
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan
kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan
dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.
4. TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala
sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu :
1. In House Travelling Department (
Divisi Perjalanan )
In
House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus
menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai
dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap,
serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi
perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau
sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku
referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal
perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan
perjalanan pimpinan.
2. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini
sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam
hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang
dapat dipercaya.
3. Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila
pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris
sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau
sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan
perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus
paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan
bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris
harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk
dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis.
5. PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS
Agar perjalanan bisnis pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang
diharapkan, administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi
dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan
bisnis. Persiapan perjalanan bisnis pimpinan meliputi :
1. Persiapan rencana perjalanan bisnis
Dalam
merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus
segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information )
secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut.
Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a. Siapa yang
akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.
b. Tujuan utama
perjalanan bisnis pimpinan.
c. Waktu atau
jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur
tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai
pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang
dikehendaki.
e. Jumlah uang
perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f. Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada
beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris
tentang tiket, yaitu sebagai berikut :
1. Pembelian
tiket
Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh
administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan
di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan
dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh
biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan
melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
2. Recorfirmation
Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses
penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat
dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.
3. Shuttle
flights
Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam
suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu
membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport (
bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
4. Perubahan
pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan
sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera
menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
5. Open return
Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan,
namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.
6. Redeeming
tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang
sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya
administrasi.
g. Costoms
regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri.
Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan
kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti
barang apa saja yang boleh masuk kabin.
h. Baggage (
Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan
oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas
berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
1. Economy
class ( kelas ekonomi
) :
20kg
2. Business
class ( kelas bisnis
)
: 30kg
3. First class
( kelas satu
) :
40kg
i. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
j. Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis
Dokumen perjalanan bisnis adalah
suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi
pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat
dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen
internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh
perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
1. Surat tugas
Surat tugas
adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan
diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
2. Surat
Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat
Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu
instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada
seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.
b. Dokumen
eksternal
Dokumen eksternal
adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk
perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1. Paspor (
Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang
akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali
sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa
berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan
kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor
untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor
imigrasi setempat.
a. Dokumen-dokumen
yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
1. Kartu Tanda
Penduduk ( KTP )
2. Kartu
Keluarga ( KK )
3. Ijazah
pendidikan terakhir
4. Surat
keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
5. Surat
Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
6. Akta
kelahiran
7. Surat tugas
dari instansi terkait
b. Pasppor
berisi data, antara lain :
1. Nomor
paspor
2. Nama
pemegang paspor
3. Jenis
kelamin
4. Kewarganegaaan
5. Tempat dan
tanggal lahir
6. Tanggal
dikeluarkannya paspor
7. Tanggal masa
berlaku paspor
8. Kantor yang
mengeluarkan paspor
9. Foto diri
pemegang paspor
10. Alamat
11. Lembar untuk
exit permit atau visa
c. Cara
mendapatkan paspor,
Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan
menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.
d. Macam-macam
paspor
Ada
bermacam-macam paspor, antara lain :
1. Paspor Biasa
( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau.
Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di
kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya
adalah lima tahun.
2. Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru.
Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan
paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat
pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu
tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor
diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam.
Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau
pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh
Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4. Paspor
khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat
United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah
unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
e. Dokumen yang
setara dengan Paspor
Selain
paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan
paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
1. Sea man book
Dokumen ini dipergunakan oleh para
pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan
pelayaran.
2. Certificate
of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para
pengungsi ( stateless persons ).
2. Visa
Visa adalah
izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan
oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor
konsulat ).
3. Surat
keterangan fiscal
Fiscal
adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang
akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat
keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak
kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri,
kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
4. Exit permit
Exit permit
adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara
yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah
distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor.
Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.
5. Sertifikat
kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat
kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu.
Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang
suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang
mempunyai lisendi WHO.
6. Tiket
transportasi
Tiket
transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain.
Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan
beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a. Apabila
tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan
kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan
kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b. Apabila perjalaan
darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :
1. Rute dan
jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
2. Kelas
penerbangan
3. Status
penerbangan
4. Pengaturan
tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :
a. Window seat
( tempat duduk dekat jendela )
b. Middle seat
( te,pat duduk ditengah )
c. Front row (
tempat duduk dibaris depan )
5. Status tiket
a. Full
farest/endorsable
Full farest
merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti
jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai
penerbangan ) yang lain.
b. Nonendorsable
Tarifnya
lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan
tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan
maskapai penerbangan ) lain.
c. Restricted
Tiket jenis
ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight,
baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.
7. Voucher
penginapan
Sebelum
pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau
sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro
perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor
kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
3. Persiapan transportasi dan
akomondasi
Untuk kemudahan dan kelancaran
selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan
akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :
a. Persiapan
transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan
bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu
menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada
prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan
pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.
b. Jenis-jenis
akomondasi
Jenis-jenis
akomondasi, antara lain :
1. Hotel
Hotel yaitu
penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa
pelayanan lainnya.
Jenis hotel menurut letak bangunannya,
diantaranya :
a. Resort hotel
: hotel yang berada di kawasann objek wisata
b. City hotel :
hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar
melakukan kegiatan usaha atau bisnis di wilayah tersebut.
c. Airport
hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan
para tamu melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.
d. Urban hotel
: hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat menikmati
suasana pedesaan.
e. Suburb hotel
: hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamunya
melakukan kegiatan rapat.
Jenis hotel menurut lama waktu tamu
menginap, diantaranya :
a. Transit hotel : hotel yang digunakan
untuk menginap selama 1-2 hari
b. Resident hotel : hotel yang
digunakan sebagai tempat tinggal
c. Semi resident hotel : hotel yang
digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
Jenis hotel menurut penetapan tarif
kamar, diantaranya :
a. American
plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali
makan.
b. European
plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
c. Modified
American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali
makan.
d. Continental
plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara
continental.
e. Bermuda plan
: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara American.
Jenis hotel menurut jumlah tempat
tidur, diantaranya :
a. Single
bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang
b. Double
bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
c. Twin bedroom
: kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
d. Family
bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, bisa
dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar
tidur
e. Triple
room : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau
bahkan dengan tiga single beds.
f. Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu
orang.
g. Extra used :
satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar hotel.
h. Baby cot :
tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa
bayinya ke hotel.
Jenis hotel menurut tingkatannya,
diantaranya :
a. Standard
room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu
ruangan.
b. Suite room :
kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
c. Presidential
suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi
dengan meja makan serta dapur kecil.
Jenis hotel menurut jumlah kamar
hotel, diantaranya :
a. Small hotel : jumlah kamar yang
tersedia maksimal sebanyak 28 kamar
b. Medium hotel : jumlah kamar yang
disediakan antara 28-299 kamar
c. Large hotel : jumlah kamar yang
disediakan lebih dari 300 kamar.
2. Motel
Motel yaitu penginapan yang dilengkapi
dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.
3. Hostel
Hostel yaitu
tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang
sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel
terdapat lebih dari enam tempat tidur.
4. Losmen
Losmen yaitu rumah penginapan yang
hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.
5. Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang
disewakan.
6. Mess
Mess yaitu penginapan yang biasanya
dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.
7. Bungalow
Bungalow yaitu penginapan yang
berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.
4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (
itinerary )
Daftar perjalanan bisnis (
itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan
bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau
pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris
harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama (
asli ) diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan,
lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang
keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai
arsip perusahaan.
a. Membuat
daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai
berikut :
1. Waktu
keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat
tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar
negeri.
3. Jangka waktu
perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis
transportasi yang digunakan.
5. Tujuan
perjalanan bisnis.
6. Kapan
selesai atau tiba kembali
b. Kegunaan
daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan
ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis,
yaitu :
1. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam
melakukan perjalanan bisnis.
2. Untuk wakil pimpinan sebagai
petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3. Untuk administrasi kantor atau
sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina
tidak di tempat.
5. Persiapan biaya perjalanan bisnis
Persiapan
biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang
mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan
pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
a. Jenis-jenis
pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.
Jenis-jenis
pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :
1. Biaya
dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan
airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.
2. Biaya
transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport
local selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya
akomondasi.
4. Biaya
acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar,
biaya pelatihan.
5. Biaya meals
entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
6. Biaya
konsumsi.
7. Biaya lunsum
atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.
b. Macam-macam
alat pembayaran
Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi
kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai,
antara lain :
1. Uang tunai
Uang tunai adalah sesuatu yang
diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
2. Travelers
Funds ( uang dalam bentuk lain )
Travelers
funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan
perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh
di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut
Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal
yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.
Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan
ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam
perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang
diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan
uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika
memerlukan uang tunai.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar